XRechnung erzeugen - bei Behörden ist Schluss mit dem PDF Format!

Die Zeit ist gekommen - es wird ernst

Bereits seit 27. November 2020 müssen Lieferanten und Dienstleister von Bundesbehörden, Ihre Rechnungen im XRechnung Format einreichen. Der Versuch, stattdessen die Rechnung per Post, als .pdf oder auch im ZUGFeRD Format zu senden wird von den Behörden kommentarlos abgeschmettert.

Was ist der Unterschied zwischen den Formaten?

Die XRechnung ist nichts anderes als ein neues Format der bekannten E-Rechnung. Es gibt zusätzliche, verbindliche Parameter für die XRechnung die in der EU Norm "EN16931-1" geregelt sind. Damit wird ein einheitliches Format innerhalb der EU umgesetzt. Die XRechnung basiert auf dem maschinenlesbaren XML-Format.

ZUGFeRD ist ebenso ein maschinell lesbares Format. In einem erzeugten PDF sind strukturierte Daten zusätzlich hinterlegt. Sie erzeugen quasi ein gewohntes, lesbares PDF-Dokument und gleichzeitig eine maschinenlesbare Datei im XML-Format. Dabei ist zu beachten, dass diese XML Datei des ZUGFeRD Standards 1.0 nicht den Anforderungen der XRechnung entspricht. Standard 2.0 sollte den neuen Anforderungen entsprechen.

Wie wird eine XRechnung erstellt?

Das Erstellen einer XRechnung ist nicht schwierig, allerdings hat jede Behörde andere Anforderungen die berücksichtigt werden müssen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Versionen der X-Rechnung gefordert sein können. Die Deutsche Bahn AG verlangt zum Beispiel bei der Einreichung der Rechnung bis 31.12.2020 die Version 1.2.2 der XRechnung, ab 01.01.2021 wird nur noch die Version 2.0.0 akzeptiert.
Nicht einfach für den Rechnungssteller diese Anforderungen zu erfüllen, hat er doch keinen Einfluss auf die Verarbeitung in seinem Buchhaltungsprogramm.

Wie unterstützt Xpert-Timer bei der Erstellung von XRechnungen?

Projektzeiterfassung und Abrechnung in einem System ist natürlich ein Traum. Xpert-Timer bietet in der Version 8 (Verfügbar ab ca. 15.01.2021) im Zusatzmodul "Faktura" eine einfache Möglichkeit zwischen der traditionellen Rechnungsausgabe als PDF, einer Swiss-QR-Rechnung, einer Rechnung mit Giro-Code oder einer XRechnung zu wählen. Bei der XRechnung steht weiterhin zur Auswahl, ob es sich um eine Teil- oder Schlussrechnung handelt. Auch zwischen Version 1.2.2 und 2.0.1 kann gewählt werden.
Damit können sämtliche, zeitlich erfasste Dienstleistungen im Xpert-Timer auf Knopfdruck an Unternehmen und Behörden, die mit dem XRechnung Standard arbeiten, abgerechnet werden. Der Vorteil zu vielen anderen Anbietern: Der Xpert-Timer bietet eine Kauflizenz, so dass mit einer kleinen Investition, unbegrenzt viele XRechnungen erzeugt werden können.