Komfortable Zeiterfassung im Homeoffice

COVID-19 schränkt unser tägliches Arbeitsleben weiterhin ein. Um die Ausbreitung einzudämmen setzen viele Unternehmen weiterhin auf die Arbeit aus dem Homeoffice für ihre Mitarbeiter. Wie funktioniert die Zeiterfassung vom Homeoffice aus?

Die erste Überlegung ist, wie die Erfassung erfolgen soll. Manuell, per Software und wenn per Software dann lokal, in einer On-Premises Cloud oder gar einer kompletten Cloud-Anwendung.

Gehen wir auf die einzelnen Möglichkeiten genauer ein.

Manuelle Erfassung

Natürlich kann jeder Mitarbeiter einfach einen Zettel ausfüllen oder in einer Tabellenkalkulation eine Liste erstellen und dort die benötigten Stunden für bestimmte Tätigkeiten notieren. Der Projektverantwortliche erhält dann per E-Mail die einzelnen Dokumente. Das erfordert manuelles Nachtragen und Zusammenführen der Projektzeiten. Beim heutigen Stand der Technik ist das wohl die schlechteste Lösung.

Erfassung über eine On-Premises Cloud

Die On-Premises Cloud ist weiter im Kommen. Unternehmen setzen immer mehr auf Kauflizenzen, möchten aber die Flexibilität bei der Anwendung über einen Browser nicht missen. Die On-Premises Cloud ist eine gute Alternative, wenn das Unternehmen seine Daten nicht komplett in Hände Dritter geben möchte. Vertrauen ist zwar gut, aber die Kontrolle ist bei eigenen Servern doch besser. Auf dem firmeneigenen Server wird ein Webserver installiert, der den Mitarbeitern die Zeiterfassung über den Browser zugänglich macht. Damit werden die Zeiten direkt auf Projekte oder Aufträge gebucht. Auch Teams können auf diese Weise die Projektzeiten dokumentieren und in der Anwendung sehen, ob das Projekt zeitlich aus dem Ruder gerät.

Die Erfassung erfolgt dabei in Echtzeit. Projektkalkulationen und Abrechnungen sind daher ad hoc möglich.

Erfassung über die Cloud

Das Abonnieren einer Software die als Cloudanwendung angeboten wird ist eine weitere Möglichkeit zur Zeiterfassung. Bei der Cloudanwendung werden alle erfassten Daten auf Servern Dritter gespeichert. Der Mitarbeiter loggt sich über Benutzernamen und Passwort in das System ein und kann dann wie auch bei der On-Premises Cloud die Daten direkt erfassen.

Auswertungen und komplexe Projektkalkulationen sind über eine Browseroberfläche meist eher unübersichtlich. Wie wäre diese Anforderung umsetzbar?

Lokale Installation in Kombination mit der On-Premises Cloud

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Der Projektleiter ist derjenige der sämtliche Auswertungen zu den Projekten durchführt. Er würde gerne seinem Team unterschiedliche Stundensätze im System hinterlegen. Soweit kein Problem. Auch nicht für eine Cloudanwendung. Wenn jetzt allerdings Preislisten ins Spiel kommen, und der Mitarbeiter zum Beispiel unterschiedliche Stundensätze bei verschiedenen Kunden und Projekten hat, dann gehen die Browseranwendungen in die Knie. Traditionell installierte Software kann solchen komplexen Anforderungen gerecht werden. Zurück zur Situation. Der Projektleiter benötigt also eine installierte Software die am besten auf dem Server läuft, um die komplexen Datenbankabfragen ordentlich abzuarbeiten. Den Mitarbeitern hingegen reicht eine abgespeckte Oberfläche zur reinen Zeiterfassung. Dann kommt die Browser Anwendung ins Spiel. Eine Kombination aus installierter Software und On-Premises Cloud ist daher eine perfekte Lösung, mit allen Möglichkeiten.

Ist der Projektleiter nicht direkt im Unternehmen, kann er nichtsdestotrotz auf die Software entweder über einen Terminal-Server oder über eine VirtualUI zugreifen. Die Datenbankabfragen laufen zuverlässig, da die Software weiterhin auf dem Server installiert ist.

Projektzeiterfassung - einfach und durchdacht

Mit Xpert-Timer können Sie die Kombination aus Installation und On-Premises Cloud nutzen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung. Über unsere Demo-Oberfläche der Webanwendung können Sie sich ein erstes Bild von der Software machen. Loggen Sie sich einfach automatisch über diese Domain ein: https://www.xpert-timer-web.de

Für die installierte Version des Xpert-Timer Pro stellen Sie bitte eine Anfrage an unser Serviceteam. Sie erhalten dann eine Testlizenz über 30 Tage, um sich von der Funktionalität zu überzeugen. Bitte weisen Sie darauf hin, dass Sie die Kombination mit der On-Premises Cloud testen möchten.