Effizienter arbeiten durch richtige Arbeitsplatzorganisation

Kennen Sie das?

Jeden Morgen empfängt Sie an Ihrem Arbeitsplatz der Blick auf den täglich wachsenden Papierstapel an Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch? Irgendwo darin versteckt lauern Notizzettel, Gesprächsnotizen oder Angebotsvorlagen und Dokumente für die Ablage? Die richtige Organisation am Arbeitsplatz schafft Abhilfe gegen die lästigen Papierstapel und Sie haben mehr Zeit für Ihre täglichen Aufgaben.

Der papierfreie Arbeitsplatz

Zur Steigerung der Arbeitseffizienz organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz weitestgehend papierlos: Jedes Papier muss zugeordnet, abgelegt und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden. Das ist zeitaufwendig und geht im Tagesgeschäft oft unter. Somit beginnt der Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch immer weiter zu wachsen, bis Sie schließlich viel Zeit für das Heraussuchen des benötigten Dokuments aufwenden müssen. Das lässt sich effizienter gestalten: Das digitale Ablegen von Dateien in der Xpert-Timer Dokumentenverwaltung sorgt für einen aufgeräumten Arbeitsplatz, weniger Papier und somit mehr freie Arbeitsfläche auf Ihrem Schreibtisch.

Digitale Dokumentenverwaltung

Die Verwaltung projekt- oder kundenbezogener Dokumente im Xpert-Timer ist einfach und erleichtert den Zugriff auf die im Unternehmen gespeicherten Dokumente: Sie können die entsprechenden Dateien direkt in der Datenbank speichern (Datensafe) oder einfach nur den Link zum Dokument speichern (Verknüpfung). Hierbei ist es wichtig, keine Verknüpfung auf Daten der lokalen Festplatte anzulegen, wenn Sie im Team arbeiten. Sonst haben Ihre Kollegen keinen Zugriff auf das Dokument. Soll das Dokument nur zu Ansicht, aber nicht zur Bearbeitung gespeichert werden, wählen Sie die Option „Datensafe nicht editierbar“. Über die Sicherheitsstufen regeln Sie, wer das jeweilige Dokument sehen und bearbeiten darf. Der Zugriff auf die im Unternehmen gespeicherten projekt- und kundenbezogenen Dokumente wird durch den Einsatz der Dokumentenverwaltung erleichtert.

Zusätzlich zum bereits umfangreichen Basispaket des Xpert-Timer ist das Zusatzmodul Dokumentenverwaltung für 25,- Euro pro Mitarbeiter erhältlich.