Arbeitszeiterfassung - Eine App die gesetzeskonform arbeitet

Ab zehn Angestellten sollte eine App zur Zeiterfassung zum Einsatz kommen

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges Thema, das in vielen Unternehmen und Organisationen immer mehr an Bedeutung gewinnt. Sie dient nicht nur dazu, die Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu dokumentieren, sondern auch dazu, die Einhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften sicherzustellen. In diesem Artikel werden wir uns näher mit dem Umfang und den Anforderungen der Arbeitszeiterfassung befassen, insbesondere im Zusammenhang mit aktuellen gesetzlichen Bestimmungen.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist es verpflichtend, den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu erfassen. Dabei geht es nicht nur um die reine Arbeitszeit, sondern auch um die Einhaltung von Pausen und Ruhezeiten. Die genaue Erfassung dieser Zeiten ist entscheidend, um sicherzustellen, dass gesetzliche Vorschriften wie Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten eingehalten werden. Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung gibt es direkt beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Delegierung der Arbeitszeiterfassung

Eine interessante Neuerung ist die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung zu delegieren. Dies kann entweder an die Arbeitnehmer selbst oder an Dritte wie Vorgesetzte oder Leiharbeitsfirmen erfolgen. In einigen Fällen kann auch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit vereinbart werden, bei der die Arbeitgeber nicht aktiv die Arbeitszeit kontrollieren, solange die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Trotz Delegierung bleibt jedoch die Verantwortung für die korrekte Aufzeichnung der Arbeitszeit bei den Arbeitgebern.

Aufbewahrungspflicht und Auskunftsrecht

Die Aufzeichnungen über die Arbeitszeit müssen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben außerdem das Recht, auf Verlangen über ihre aufgezeichnete Arbeitszeit informiert zu werden und eine Kopie der Aufzeichnungen zu erhalten. Dies trägt zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei.

Elektronische Arbeitszeiterfassung

Während der Beschluss des BAG keine spezifische Form der Arbeitszeiterfassung vorschrieb, legt ein aktueller Referentenentwurf die elektronische Form nahe. Dies bedeutet, dass die Arbeitszeiten am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden müssen und verschiedene elektronische Methoden wie Zeiterfassungssysteme oder Apps verwendet werden können. Die nachträgliche Digitalisierung von schriftlich aufgezeichneten Arbeitszeiten, beispielsweise durch Scannen von Papierdokumenten, ist jedoch nicht zulässig.

Ausnahmen von der elektronischen Form

Es gibt Ausnahmen von der elektronischen Arbeitszeiterfassung, insbesondere für kleinere Arbeitgeber mit weniger als zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie für Hausangestellte in Privathaushalten. Gleiches gilt für ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland, die höchstens zehn Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Deutschland entsenden. Tarifverträge können auch die Verwendung von Papieraufzeichnungen anstelle der elektronischen Erfassung erlauben.

Übergangsfristen für die elektronische Erfassung

Es wird damit gerechnet, dass die Regelung über die Zeiterfassung in § 16 ArbzG-RefG im dritten Quartal 2023 geändert wird. Die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung erfolgt in Phasen, um Arbeitgebern ausreichend Zeit zur Umstellung zu geben:

• Für alle Arbeitgeber: ein Jahr
• Weniger als 250 Arbeitnehmer: zwei Jahre
• Weniger als 50 Arbeitnehmer: fünf Jahre

Diese Übergangsfristen beziehen sich auf die Form der Erfassung, nicht jedoch auf die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung selbst.

Ausnahmen von der Erfassungspflicht

Es gibt auch Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, insbesondere für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, deren Arbeitszeiten aufgrund ihrer Tätigkeit nicht im Voraus festgelegt werden können. Hierzu zählen in der Regel Führungskräfte, Experten und Wissenschaftler. Zudem bleibt § 18 des Arbeitszeitgesetzes unverändert, was bedeutet, dass leitende Angestellte weiterhin von der Erfassungspflicht ausgenommen sind.

Ordnungswidrigkeiten

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie gegen die Auskunfts- und Herausgabepflicht können mit Bußgeldern von bis zu EUR 30.000,00 geahndet werden. Es ist daher ratsam, die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung genau zu beachten.

Arbeitszeiterfassungspflicht für Jugendliche

Das Jugendarbeitsschutzgesetz sieht ebenfalls Regelungen zur Arbeitszeiterfassung vor. Damit gilt die Arbeitszeiterfassung auch für diese Altersgruppe.

Die Arbeitszeiterfassung unterliegt verschiedenen gesetzlichen Regelungen und kann je nach Unternehmen und Branche unterschiedlich umgesetzt werden. Informieren Sie sich über die aktuellen Vorschriften und stellen Sie sicher, dass die Arbeitszeiterfassung in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß erfolgt, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.