Zeiterfassung, Controlling, Faktura – gebündelt in einer Software

TCTeam ist ein unabhängiger Dienstleister für technische Dokumentation und bietet Erstellungs-, Beratungs- und Prüfungsleistungen an. Das Unternehmen ist spezialisiert auf das Gebiet Schienenfahrzeugtechnik. Schwerpunkte: Erstellen von Bedienungs-, Instandhaltungs- und Komponentendokumentation, Entwicklung von Dokumentationskonzepten, Durchführung von technischen Schulungen.

Zeiterfassung zur Selbstkontrolle

Zum Zeitpunkt der Gründung von TCTeam im Jahr 2010 seien zunächst spontane und flexible Arbeitszeiten geplant gewesen, die Umsetzung der 40h-Woche sollte auf Vertrauensbasis erfolgen. „Ich selbst stellte aber recht bald fest, dass mir die Einschätzung schwerfiel, wie lange ich an einem Projekt bereits gearbeitet habe und wieviel meiner dafür verfügbaren Arbeitszeit ich bereits verbraucht habe. Aufgrund dieser Situation suchten wir nach einer Zeiterfassungssoftware zur Selbstkontrolle – auch für die Mitarbeiter, die viel unterwegs sind“, berichtet Axel Nordmann.

Zeiten sollten klar zu dokumentieren sein, auch für Mitarbeiter, die im Außendienst tätig sind. Die Synchronisation sei somit ein wichtiger Pluspunkt bei der Entscheidung für den Xpert-Timer gewesen. Axel Nordmann schätzt die Benutzerfreundlichkeit der Software: „Den Xpert-Timer haben wir seit Gründung der Firma im Einsatz – inzwischen arbeiten 26 Mitarbeiter mit dem Programm. Die Software ist einfach zu handhaben und die Zeitleiste, die sich bei Bedarf auch ausblenden lässt, macht das Arbeiten mit der Anwendung sehr angenehm. Ich komme sehr gut zurecht und probiere auch gerne mal etwas aus – die Software ist selbsterklärend.“

Wichtige Kennzahlen im Blick

Bisher habe TCTeam den Xpert-Timer zur reinen Zeiterfassung eingesetzt. Ziel sei es künftig, wichtige Unternehmensprozesse und Kennzahlen über das Auswertungsmodul abrufen zu können und so jederzeit auf dem aktuellen Stand zu sein. Axel Nordmann erklärt: „Das Auswertungsmodul soll uns ermöglichen, Zeitfresser zu finden, Störungen rechtzeitig zu bemerken und gegenzusteuern sowie entstandene Kosten zu evaluieren. Unsere Mitarbeiter sollen prüfen, ob der Projektstand der geplanten Soll-Vorgabe entspricht. Ist dies z. B. nicht der Fall, können wir frühzeitig handeln, um den Projektfortschritt nicht zu gefährden.“

Mit individueller Schulung schnell zum Ziel

„Wir haben uns für eine Schulung zum Xpert-Timer entschieden, damit alle 26 Mitarbeiter das Auswertungsmodul schnellstmöglich effektiv einsetzen können. Frau Schälchli aus dem Xpert-Timer Team konnte uns während der Schulung wertvolle Tipps geben und spontan auf all unsere Fragen reagieren. Generell ist der Support zur Software echt super – immer sehr schnelle und zuverlässige Hilfe“, lobt Herr Nordmann, der sich den ein oder anderen Tipp aus der Schulung gleich zunutze gemacht hat: „Mein Xpert-Timer fragt mich beim Starten jeden Tag, mit welcher Datenbank ich arbeiten möchte. Diese kleine Einstellung in der Konfiguration war für mich hilfreich, da ich unterwegs mit der lokalen Datenbank am Laptop arbeite und meine Daten dann synchronisieren muss. Bin ich im Büro, arbeite ich mit der zentralen Datenbank.“

„Die in der Schulung vertieften Themen setzen wir Schritt für Schritt um“, erklärt Herr Nordmann „Preislisten und Tätigkeiten werden angelegt, Kommentare zu Tätigkeiten erfasst, nach denen wir filtern können. In naher Zukunft wollen wir auch unsere Faktura über das Xpert-Timer Programm abwickeln, damit tatsächlich alle Bereiche über ein einziges zentrales System laufen. Ideal wäre für uns jetzt noch, wenn wir auch unsere Urlaubsplanung über den Xpert-Timer organisieren könnten“, so Axel Nordmann. Die Arbeits- und Urlaubszeiterfassung ist im Xpert-Timer Team bereits in der Entwicklung und wird voraussichtlich im kommenden Jahr als neues Zusatzmodul zum Xpert-Timer Pro auf den Markt kommen.

Sie haben Interesse an einer Schulung zum Xpert-Timer? Dann kontaktieren Sie uns ganz einfach per E-Mail.