„Xpert-Timer hatte die Nase vorn“

Vor Kurzem stellte die Newlite GmbH bei der Zeiterfassung auf die Software von Xpert-Timer um - Erfahrungsbericht von Geschäftsführer Alexander Bechtold

Als branchenunabhängiges IT-Unternehmen bietet die Newlite GmbH seit 1996 herstellerübergreifend maßgeschneiderte IT-Lösungen für die Bedürfnisse und Anforderungen ihrer Kunden. Als kompetenter Full-Service-Partner übernimmt Newlite-Systems nicht nur Planung, Test, Ausführung, Implementierung oder Migration, sondern auch den After-Sales-Service sowie die Schulung, Weiterbildung, Betreuung und den Service.

Außergewöhnlich: Bereits vor der Kaufentscheidung perfekter Support!

„Bei der Recherche nach der für unsere Anforderungen idealen Software zur Projektzeiterfassung fiel Xpert-Timer schon beim ersten Besuch der Website mit einer professionellen und sehr aufgeräumten Struktur positiv auf“, blickt Alexander Bechtold, Geschäftsführer der Newlite GmbH, zurück.

„Nach dem Download der Testversion ging die Software von Xpert-Timer dann gemeinsam mit Produkten zwei weiterer Anbieter ins Rennen“, erzählt er lachend. „Alles hat auf Anhieb einwandfrei und zuverlässig funktioniert - Installation, Zeiterfassung, Auswertung, Abrechnung und Support.“

Alexander Bechtold betont: „Bereits während der Testphase, in der unsere Techniker die Software auf Herz und Nieren prüften, war der Support zur Software „erste Sahne“. Obwohl das Team von Xpert-Timer nicht wusste, ob wir als Kunde das Produkt nach der Testphase tatsächlich kaufen werden, war die Hilfestellung und Beratung hervorragend. Das ist echt nicht Standard, heutzutage leider nur noch ganz selten der Fall und wirklich außergewöhnlich“, hebt der Geschäftsführer hervor.

Xpert-Timer hatte die Nase vorn

Bei drei Softwareprodukten in der Endauswahl habe Xpert-Timer sehr schnell die Nase vorn gehabt und sei das favorisierte Produkt gewesen.

„Dass die Software zuverlässig funktioniert, die Telefonie miterkennt und das Ticketsystem für unsere Kunden einsehbar ist, waren für uns die wichtigsten Kriterien. Sobald ein Anruf reinkommt, soll die Zeiterfassung starten können, ohne vorherige Suche und Auswahl des Kunden im System. Die meisten Softwareprodukte lassen die Telefonie jedoch außer Acht“, erklärt Alexander Bechtold und ergänzt: „Unsere bisher eingesetzte Zeiterfassungssoftware enthielt zwar die Telefonie, aber das Ticketsystem war für unsere Kunden nicht einsehbar. Die Abrechnung der protokollierten Leistungen war mit hohem administrativen Aufwand verbunden und die Telefonie funktionierte nicht zuverlässig.“

„Eingehende Telefonate werden beim Xpert-Timer vom System erkannt und dem entsprechenden Kunden zugeordnet. Über die Kommentarfunktion, die wir auch auf der Monatsabrechnung für unseren Kunden drucken, können wir den Inhalt der Telefonate für jeden nachvollziehbar protokollieren. Über den Abrechnungsmodus entscheiden wir dann, ob eine erbrachte Leistung unserem Kunden in Rechnung gestellt wird oder nicht. Natürlich freuen sich unsere Kunden über nicht berechnete Leistungen, denn sie sparen und wir freuen uns über zufriedenere Kunden.“

„Die Software hält viele sinnvolle Funktionen bereit - gleichzeitig ist sie sehr durchdacht, weshalb man sich als Anwender auch nicht überfordert fühlt. Für eine optimale Übersicht nutzen wir gerne die Aus- und Einblendoption im Programm, um nicht benötigte Funktionen im Xpert-Timer einfach auszuschalten. Mit Xpert-Timer können wir nun auch endlich gefilterte Ansichten dauerhaft speichern.“

„Auch die automatische Rundungsfunktion war für uns ein ganz wesentlicher Pluspunkt, da nur sehr wenige Produkte diese Funktion anbieten. Für die Nachbearbeitung ist meist eine gewisse Karenzzeit nötig, weshalb wir bei der Zeiterfassung die automatische Rundung im 6-Minuten-Intervall eingestellt haben. Schön wäre, wenn man diese wichtige Rundungsfunktion auch auf nachträgliche Einträge ausweiten könnte“, so die Anregung von Alexander Bechtold, die das Xpert-Timer-Team gerne für die künftige Weiterentwicklung der Software aufnimmt.

Individuelle Auswahl der Begrifflichkeiten in Version 7

„Das Handling der Xpert-Timer-Software ist für unsere Bedürfnisse „1A“ und das ist ein ausgesprochen wichtiger Aspekt. Der Fokus liegt schließlich auf der Tätigkeit an sich. Die Zeiterfassung soll unkompliziert nebenbei mitlaufen, ohne dass man sich im Detail mit der Software beschäftigen muss“, formuliert Herr Bechtold seine Anforderungen an eine benutzerfreundliche Software, die täglich im Büroalltag verwendet wird.

„Die Auswahl der Begrifflichkeiten in Version 7 war für uns klasse. Das ganze Menü verändert sich bei der Auswahl der Begriffe, bei uns ist die Aufgabe zum Beispiel zum Ticket geworden“, so der Geschäftsführer.

Im Xpert-Timer lassen sich in der Konfiguration im Bereich System individuell die branchenspezifischen Begriffe festlegen. Das Projekt wird dann z. B. zum Auftrag, die Aufgabe zum Ticket oder der Mitarbeiter zum Bearbeiter.

Umsatzsteigerung durch Zeiterfassung

Herr Bechtold erzählt, dass es für seine Mitarbeiter mitunter schwierig sei, nach einem Arbeitstag noch alle erbrachten Leistungen abrufen zu können. Eine Zeiterfassung sei deshalb auch zu Dokumentationszwecken erforderlich.

„Seitdem wir minutengenau die Zeiten erfassen, konnten wir ca. 50 % mehr Dienstleistungen abrechnen. Das ist enorm! Es geht einfach keine Minute der Arbeitszeit mehr verloren. Unsere Kunden bekommen eine sauber nachvollziehbare Rechnung, wodurch bei uns weniger Kundenrückfragen eingehen.“